How We Made Our Hybrid Meetup Inclusive

How We Made Our Hybrid Meetup Inclusive

A principios de septiembre, nuestro equipo programó y organizó nuestra primera reunión en persona en Lisboa, Portugal. El plan inicial era reunirnos en persona y pasar una semana juntos, conocernos mejor e invertir tiempo en fortalecer nuestro equipo. Sin embargo, debido a una combinación de razones, desde vacaciones familiares hasta salud, solo la mitad de nuestro equipo pudo asistir en persona.

Soy el director de ingeniería del equipo Core Foundations de Buffer, y construimos y mantenemos los elementos esenciales para acceder, programar y publicar sus canales sociales en nuestra aplicación web. ¿Te encantaría poder programar Instagram Reels? ¡Lo construimos! ¿Únete a nuestro nuevo canal de TikTok? Esto también depende de nosotros. ¿Te alegra que tu cuenta esté a salvo de los estafadores? ¡nosotros hacemos eso! Somos un equipo de ocho, incluidos cinco ingenieros (Eric, Dice, Heather, Jose, Mick), Product Manager (Amanda) y nuestra diseñadora (Sofia), y estamos ubicados en toda Europa y EE. UU. Más de la mitad de nuestro equipo se ha unido desde que tuvimos que detener nuestros retiros anuales en 2020, lo que significa que la mayoría de nosotros nunca nos hemos conocido en persona. Si bien creemos firmemente que podemos hacer bien nuestro trabajo de forma remota, entendemos que aún queda mucho por ganar si nos reunimos en persona y formamos vínculos más fuertes de forma natural.

Amanda (Primera Ministra) y yo fuimos responsables de organizar y facilitar la reunión. Teniendo en cuenta el tiempo de viaje, nos quedan tres días de tiempo de equipo. Reservamos un día para hacer turismo y dos días para sesiones de grupos mixtos que incluían a todos los asistentes. Tengo una gran experiencia en el diseño y facilitación de talleres para equipos como entrenador ágil, en la que me basé al planificar este taller. La principal diferencia es que todos los talleres anteriores eran completamente presenciales o completamente remotos. También he trabajado con equipos distribuidos globalmente en una organización que tiene una oficina central corporativa ubicada en el mismo sitio y sucursales pequeñas o trabajadores remotos. Aquí aprendí sobre las experiencias que las personas que vivían fuera de la sede tenían en reuniones con personas en el mismo lugar; por lo general, se sentían excluidos. Como alguien que se preocupa con pasión por la inclusión, tomo estos comentarios en serio y he hecho todo lo posible para que todos los entornos en los que tengo un impacto sean lo más inclusivos posible. En el pasado, encargué talleres personales y descarté las opciones mixtas como demasiado difíciles. Como esa ya no era una opción, ¡tenía que aprender!

¿Por qué encuentros híbridos?

Los lugares de trabajo híbridos (una mezcla de lugares de trabajo remotos y compartidos) se están convirtiendo en la nueva norma a medida que las empresas se alejan de las condiciones de trabajo remotas necesarias para la pandemia. Con más del 85 % de los empleados afirmando que esta es su forma preferida de trabajar y sin caída en la productividad, parece poco probable que esto cambie. Esta flexibilidad ha dado como resultado que los empleados trabajen desde cualquier lugar, lo que genera diferencias de zona horaria. Además, los viajes de negocios se han mantenido más bajos que en tiempos previos a la pandemia, y las empresas desean continuar beneficiándose de los beneficios ambientales y financieros logrados durante la pandemia y el surgimiento de herramientas de colaboración remota y el cambio de las preferencias personales de viaje de las personas. Las reuniones y los talleres siguen siendo foros valiosos para la colaboración oportuna, por lo que ahora debemos pensar en cómo hacerlo efectivo cuando no podemos tener a todos en persona. Tenemos que pensar, ¿cómo hacemos este híbrido?

Lo que aprendí sobre la facilitación mixta

1. Diseñar y preparar la agenda para quienes tendrán más dificultades para colaborar.

Cuando tienes personas en un lugar y participando de forma remota en una reunión o taller, es difícil para una persona remota. Incluso nuestro equipo, acostumbrado a trabajar de forma remota, naturalmente se retrasó para concentrarse y hablar con las personas que estaban presentes en la sala. Por lo tanto, es fundamental tener la intención de diseñar los talleres para que sean inclusivos y comunicar la importancia de esto a todos los participantes.

Algunas de las acciones que he realizado son:

  • Destacó la situación y enfatizó la importancia de garantizar que nuestro miembro remoto del equipo se sienta incluido y pueda ser escuchado.
  • Cree una sensación de seguridad psicológica al establecer reglas básicas desde el principio, que incluyen:
  • Tenga una ‘palabra segura’ para decir si siente que las discusiones se están desviando; las nuestras también lo estaban. piña.
  • Cualquiera puede tomarse un descanso sin tener que pedir permiso.
  • Haga que todos estén completamente presentes (sin teléfonos ni Slack abiertos) o sea sincero con otros compromisos que requieran que sean diferentes.
  • Como facilitador, realice un seguimiento de la frecuencia con la que hablan los miembros remotos y pídales su opinión regularmente; también es una buena idea dejar clara esta intención desde el principio para que todos estén al tanto de la situación y no les llame la atención.
  • Aprovechar el primer día para hacer actividades que nos ayuden a conocer mejor las personalidades de los demás, ya que no podemos depender de cenas sociales, etc., para hacerlo.
  • todos Se une individualmente a las llamadas de Zoom en lugar de que nuestro grupo conjunto se una a una.
  • Use las herramientas en línea: ¡más adelante!

2. La grabación de sesiones/conversaciones permite que cualquier persona que no asista contribuya de forma asíncrona.

Teníamos cinco personas en Lisboa, dos en Nueva York y una en Irlanda, lo que significaba atender a tres personas que se unían de forma remota, y estábamos distribuidos en dos zonas horarias diferentes con una diferencia de cinco horas.

Queríamos respetar el horario laboral de todos, es decir, no obligar a todos en Nueva York a empezar a las 5 de la mañana ni a todos en Europa a quedarse hasta las 10 de la noche. Por lo tanto, dividimos los días en dos bloques: de 10 a. m. a 1 p. m. CST y de 2 p. m. a 6 p. m. CST / 9 a. m. a 1 p. m. CST. Esto encaja bien con los horarios estándar de las comidas y permite que nuestros compañeros de equipo estadounidenses llamen para una segunda sesión completa. Para permitirles participar en el contenido que discutimos en la primera sesión, los grabamos a través de Zoom y les pedimos que participaran más tarde viéndolo y grabando su propia respuesta, que podemos ver más tarde. Como estaban en la misma zona horaria, les pedí que hicieran las actividades juntos, lo que hizo que fuera una sesión colaborativa mitad asincrónica/semi sincrónica.

3. Confíe en sus herramientas en línea

Usamos Zoom como herramienta estándar para videoconferencias y Loom para SMS. El uso de una pizarra digital simplifica la colaboración y la toma de notas: usamos Miro para hacer todas nuestras lluvias de ideas digitales y me encantan sus plantillas, su facilidad de uso y su amplia gama de funciones.

Si bien el uso de escayolas y pizarras físicas es mucho más fácil en este momento para quienes están en persona, esto fue mucho más fácil porque a) todos podían contribuir fácilmente de forma independiente (sin tener que escribir cosas para los colaboradores remotos) y b) no era necesario para capturar imágenes y digitalizarlas más tarde!

Preparar todo en el tablero de Miro (además de algunas opciones más) facilitó la colaboración entre Amanda y yo, y me sentí más seguro de cómo todo salió tan bien ese día.

Uno de los tableros de Miro que usamos para marcar los temas de discusión.

4. Usar nuestro propio equipo hace que las reuniones sean planas

Todos usaron sus computadoras portátiles y cámaras y se unieron a la llamada de Zoom; Incluso aquellos que se reunieron en persona hicieron que sonara menos “yo y ellos” para cualquiera que se uniera de forma remota. La forma en que lo hicimos fue que una persona dejara encendidos el micrófono y los parlantes de la computadora portátil mientras silenciaba a todos los demás. Los facilitadores de la sesión compartieron su pantalla a través de Zoom para presentaciones y debates, y durante las actividades, todos trabajaron en el tablero de Miro a través de sus navegadores.
Aunque las personas en la sala aún estaban frente a frente cuando hablaban, uno de los miembros remotos del equipo (Mick) también mencionó que facilitaba la comprensión de las conversaciones cuando la voz no era clara.

Es aún más fácil para las personas en persona contribuir a las conversaciones orales: pedir la opinión de los participantes remotos directamente asegura que tengan la oportunidad.

Los micrófonos de nuestras computadoras portátiles son buenos para captar el sonido, pero no muy bien. ¡La próxima vez llevaré el micrófono de conferencia y el altavoz! Además, el micrófono, los parlantes y el video de nuestra computadora portátil no estaban sincronizados, lo cual no era horrible, pero a veces hacía que las conversaciones se sintieran inconexas.

Ya he terminado contigo

La facilitación mixta es más difícil que la facilitación personal, o incluso la facilitación remota completa, ¡pero no es imposible! Con cierta intención y una comunicación clara con todos los involucrados, aún puede realizar talleres y reuniones de grupo efectivos. Sin embargo, no sería lo mismo que un encuentro totalmente presencial, y no es justo que los organizadores o el equipo afirmen lo contrario. Todavía faltarán algunos elementos para cualquiera que se una de forma remota a una reunión como la nuestra: no podemos grabar cada interacción y conversación que sucede, por lo que se perderán esas conversaciones normales.

Además, las llamadas de Zoom no proporcionan la información que obtiene al ver a las personas cara a cara y su lenguaje corporal. Lo más importante que debe recordar es que aún es valioso incluir a todos y, con cierta consideración, puede aportar mucho valor a su equipo.

¡Nos encantaría conocer tu experiencia con Mixed Encounters! Envíanos un tuit O únete a nuestra comunidad.

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