How We Set Communications Expectations As A Fully Remote Team

How We Set Communications Expectations As A Fully Remote Team

Como un equipo completamente remoto de más de 80 personas, la forma en que nos comunicamos es fundamental para operar como empresa, colaborar y construir una sólida cultura remota. Como dicen, lo obvio es la amabilidad. Por lo tanto, nuestro objetivo es ser claros en nuestra comunicación entre nosotros en todo el equipo, y ser claros como empresa cuáles son esas expectativas para las mejores prácticas de comunicación para que todos puedan alinearse.

No siempre tuvimos expectativas de comunicaciones escritas. Cuando me uní a Buffer en 2016, fue algo que aprendí a través de otros mientras me preparaba. En ese momento, teníamos un documento que compartía cómo manejamos las conversaciones con nuestros clientes para ser respetuosos y mantenernos cerca de nuestros valores, y ese documento también guiaba cómo nos hablábamos entre nosotros. Hemos escrito esto en los últimos años para ilustrar las mejores prácticas tácitas y también como una herramienta útil al incorporar nuevos colegas que no están familiarizados con nuestras prácticas de comunicación en Buffer.

A continuación se muestra un extracto directo de nuestro wiki interno con nuestro pronóstico de comunicaciones para los compañeros de equipo de Buffer. Léelo y cuéntanos tu opinión en Twitter!


Perspectiva de comunicación

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Estas son las expectativas que se han establecido sobre cómo nos comunicamos todos en Buffer, incluidas las herramientas que usamos y los tiempos de respuesta esperados. Como equipo global totalmente distribuido, es importante que mantengamos ciertas expectativas para que las discusiones importantes y el trabajo del proyecto puedan avanzar de manera oportuna.

Asegúrese de configurar las notificaciones y los filtros de correo electrónico de forma adecuada para su función, las herramientas de función y las necesidades de su región según estas pautas.

1. Consulte nuestras mejores herramientas de comunicación, ya sea diaria o semanalmente.

Hay muchas herramientas que usamos para comunicarnos, y si bien es importante establecer límites de notificación, como equipo remoto también es necesario prestar atención a nuestras comunicaciones y revisar ciertas herramientas a diario o semanalmente.

Herramientas para revisar a diario

  • Slack: Verifique Slack todos los días que trabaje y actualice su estado o nombre para reflejar si está de vacaciones, sabático o licencia familiar y, si corresponde, si está en el extranjero por razones no planificadas, como una enfermedad o un día personal.
  • Hilos: los hilos son nuestra principal herramienta de comunicación, por lo tanto, regístrese al menos una vez al día y marque los hilos para continuar según sea necesario.

Dependiendo de su rol:

  • Dependiendo de su equipo y función, también puede tener sentido que consulte Notion, Jira, Paper o Trello a diario. Consulte con su gerente o equipo de personas si no está seguro.

Herramientas para revisar semanalmente

  • Correo electrónico: si bien el correo electrónico no es necesariamente necesario para muchos roles en Buffer, es importante que revise su correo electrónico y responda o transmita cualquier correo electrónico que pueda recibir.
  • Idea: La sede, en particular, es el centro del trabajo del proyecto. Consulte el panel de control de su equipo para seguir el progreso del proyecto y agregar actualizaciones.

Dependiendo de su rol:

  • Dependiendo de su equipo y función, también puede tener sentido que consulte Jira, Dropbox Paper o Trello semanalmente.

2. Responda a tiempo cuando esté marcado.

Responda a Slack el mismo día.

En Slack, si alguien te menciona específicamente a ti @ o los DM te mencionan, se espera que reciban una respuesta al final de tu día laboral habitual, suponiendo que trabajes un día normal.

Responda en hilos dentro de 2 días si está etiquetado, y 1 semana si no.

En los hilos, si se le menciona específicamente en un hilo, se espera que responda dentro de dos días hábiles. Si está esperando una respuesta de alguien y no responde dentro de un par de días, no dude en devolverla.

Si no se le menciona específicamente y no es el momento adecuado, el tiempo de respuesta puede ser de hasta una semana.

Algunas conversaciones no requieren una respuesta, sino solo un reconocimiento en forma de emoji. En este caso, estos tiempos de respuesta no se aplican.

Para todas las demás herramientas (comentarios de Dropbox Paper, comentarios de Notion, Jira, Trello, etc.), el pronóstico es dentro de un par de días.

3. Averigüe cuándo usar asincrónico vs sincrónico.

Fomentamos la comunicación asíncrona, aunque no solo nos comunicamos de forma asíncrona, la comunicación síncrona sigue desempeñando un papel importante en Buffer.

sincrónico
Si algo es urgente, si hay mucha gente involucrada o si algo es realmente complicado, comunícate por canales sincrónicos. Éstos incluyen:

  • flojo
  • Zoom
  • Posiblemente, enviando mensajes de texto o llamando si no puede conseguir que alguien lo haga.

asincrónico
Si algo no es urgente o no es urgente, comuníquese de forma asíncrona a través de:

  • flojo
  • Papel de buzón
  • Concepto
  • hilos

4. Mantén tu calendario actualizado.

Asegúrese de que su calendario de Google refleje sus horas de trabajo y utilícelo para bloquear horas de almuerzo o citas para evitar reservas dobles.
Dé al menos un día hábil cuando sea posible si necesita reprogramar una reunión. Entendemos que surgen cosas, y eso no siempre es posible; Por favor, dé la mayor alerta posible.

Predicciones de conexión de herramientas

flojo

  • Usted es responsable de administrar su tiempo de inactividad. Es importante que las personas hablen entre sí incluso cuando el destinatario no esté cerca. Si cada uno de nosotros es responsable del tiempo de inactividad (por ejemplo, Preparándose para “No molestar” Cuando está desconectado, no está trabajando o en el área; Controle las notificaciones en su teléfono si elige instalar Slack allí), le damos al resto del equipo total libertad para comunicarse como les plazca. Es su responsabilidad ocuparse del mensaje cuando esté listo. (consejo: Marcar como no leído, destacar o hacer clic en Recordarme para cualquier elemento en el que necesite tomar medidas para que no lo olvide!)
  • Predeterminado para canales públicos: En caso de duda, siempre publique un mensaje donde todos puedan leerlo. ¡Mantenga a todos informados sobre las cosas que no son privadas!
  • Utilice el estado y el perfil para comunicar la disponibilidad: Comparte tu estado Para que la gente sepa cuando está enfermo, de vacaciones o fuera durante un período de concentración. Además, el búfer Funciones de holgura Incluye mucha información excelente, como la zona horaria, los horarios regulares de entrada y salida, y enlaces convenientes. Asegúrese de completar sus datos para ayudar a las personas a comprender la mejor manera de comunicarse con usted y consulte a otros mientras trabaja con ellos.
  • Sea intencional con sus notificaciones: Recomendamos guardar Ajustes de notificación recomendados por Slack: Solo mensajes directos y yous y palabras destacadas. Estas configuraciones eliminan la preocupación de perder mensajes importantes sin que su teléfono o computadora exploten todo el día con conversaciones menos importantes.
  • Comunicar proactivamente: Cuando hagas ping a alguien, dale a esa persona todo el contexto que necesitará para responderte. (Por ejemplo, no es necesario enviar un “¡Hola Joel!” y luego esperar una respuesta antes de decir más). Incluya enlaces, documentos, fecha límite o tiempo de respuesta requerido, y cualquier cosa que pueda hacer avanzar la conversación de forma asíncrona.
  • Cose cuando puedas: El uso de hilos para responder a puntos específicos nos ayuda a todos a mantenernos al día con las conversaciones que debemos seguir.
  • Salga/modifique Slack cuando necesite concentrarse: Podrías alejarme de tio activar No molestar o Establece tu estado Al modo de enfoque cuando desea enfocarse en algo sin interrupción.
  • No sigas revisando los mensajes en el sistema de chat constantemente: ¡Tener mensajes sin leer en Slack no significa que tengas que leerlos de inmediato! Deje que las personas realicen un seguimiento de su trabajo mientras usted continúa con el suyo. Ahorre revisar los mensajes cuando esté fuera de su área de enfoque.
  • @ canal o @ aquí?: Incluir el canal en el mensaje notificará a todos en la sala de chat, pero usar aquí solo notificará a las personas que están en línea en ese momento. Para anuncios no urgentes, aquí siempre es mejor. Use el canal y todos solo para emergencias: envían notificaciones automáticas y correos electrónicos a todos, incluidas las personas que pueden estar desconectadas o de vacaciones.

hilos

  • Utilice principalmente subprocesos para anuncios, actualizaciones, subprocesos asincrónicos y toma de decisiones.
  • Utilice la función de seguimiento. (Nota: se espera que no deje un tema específico para darle seguimiento después del tiempo que le toma trabajar en él). Marque los hilos para seguimiento si desea recordar responder más tarde. Sin embargo, tenga cuidado de no dejar hilos marcados para continuar sin responder. Esto deja a otros en el hilo inseguros de su respuesta.
  • Utilice la función Marcar como decisión para tomar decisiones. Cuando utilice Temas para tomar decisiones, asegúrese de marcar el comentario que se le ocurrió como una decisión para que se destaque en la conversación. Cualquiera puede marcar un comentario como una decisión.
  • Únase únicamente a los espacios con los que trabaja habitualmente. Para mantener la relevancia de los espacios, únete solo a los espacios con los que trabajas regularmente. Si desea revisar los hilos, puede hacer clic en los titulares en el hilo de resumen semanal para que no tenga que “unirse” a los espacios no viables.

Correo electrónico

  • Establezca una respuesta fuera de la oficina cuando no esté. Para que cualquier persona que se ponga en contacto con usted sepa a dónde dirigir su pregunta o cuándo esperar que regrese.
  • Reenvía los correos electrónicos que te llegan pero que están destinados a otra persona.

calendario de Google

  • Establezca su propio horario de trabajo. Configure sus horas de trabajo en Google Calendar para que los miembros del equipo sepan cuándo pueden programar reuniones con usted. Aquí le mostramos cómo agregar sus horas de trabajo a Google Calendar.
  • Incluya un enlace de Zoom en todas las invitaciones a reuniones. Zoom debe completarse automáticamente al crear reuniones en Google Calendar. Póngase en contacto con el equipo de Personas si este no es su caso.

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