Los gestores de viajes exploran las complejidades emergentes en el retorno de los viajes internacionales

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Las restricciones de viaje por el COVID-19 en todo el mundo continúan disminuyendo, pero el desafío creciente de garantizar que los viajeros de negocios entiendan y cumplan con los diversos requisitos de entrada sigue siendo una carga para muchos gerentes de viajes con programas globales.

Los viajes de negocios internacionales han experimentado un repunte en los últimos meses, pero los niveles de empleo se mantienen por debajo de los niveles previos a la pandemia en la mayor parte de la industria, incluidas las empresas de gestión de viajes, así como los consulados y embajadas que procesan visas y otros servicios de inmigración. Con menos recursos disponibles, hay más para que los administradores de viajes brinden información esencial.

“De repente, eres la oficina de visas o el experto en visas”, dijo Stephen Gero, director sénior de viajes globales de la Fundación Bill y Melinda Gates durante una sesión educativa en la reciente conferencia de la Asociación Mundial de Viajes de Negocios.

Gero, junto con el director global de viajes de Takeda Pharmaceutical Co. Faye Seidelhak y Carsten Ostberg, director gerente para Europa del proveedor de servicios de visa e inmigración CIBT, destacan algunas de las áreas clave para las que los gerentes de viajes deben estar preparados.

Planificación para el futuro

Con el inicio del proceso de planificación anual en muchas empresas en los próximos meses, Gheerow sugirió que los viajes sean parte de ese proceso, y no solo desde una perspectiva presupuestaria. Los grupos y el personal deben comenzar a pensar en la cantidad de viajes que planean, las ciudades a las que deberán ir y los clientes que desean conocer.

“Eso podría poner una lámpara en sus cabezas”, dijo Gero. “Si voy a Brasil en el primer trimestre del próximo año, ¿qué debo hacer para llegar allí?”

Dijo que los tiempos de espera para las citas aún son largos en muchos consulados y embajadas de todo el mundo, y algunos que buscan ingresar a los Estados Unidos no pueden obtener una cita dentro de los tres meses o incluso el próximo año. Si una empresa estadounidense tiene planes de traer muchos empleados del exterior el próximo año, es posible que deba comenzar a planificar ahora.


Los nuevos requisitos de ingreso son complejos y siguen siendo complejos, por lo que me siento nervioso. Es mejor si todos tus patos están en fila, de lo contrario, es posible que no puedas subir al avión”.

Faye Zedlhak de Takeda


Incluso si se requieren viajes internacionales menos complejos, aquellos que no hayan viajado internacionalmente en los últimos años deben verificar las fechas de vencimiento de los pasaportes. Zeidelhak ya había recibido algunas llamadas desesperadas de empleados que estaban a punto de embarcarse en un viaje internacional personal (el departamento de viajes todavía quería su ayuda incluso si buscaban asesoramiento sobre viajes de placer, dijo) y se dio cuenta de que sus pasaportes habían expirado.

Gheerow también señaló que a los ciudadanos estadounidenses se les permite tener una segunda libreta de pasaportes, por ejemplo, si tienen una gran carga de viaje y no quieren arriesgarse a quedarse sin su pasaporte mientras obtienen una visa en el consulado.

comunicación doble

Con la sede de Takeda en Japón y algunos viajes necesarios en relación con el desarrollo de la vacuna, durante la pandemia, Zeidelhak ha tenido que ayudar a los viajeros internacionales a atravesar el riguroso proceso de entrada a Japón: papeleo, pruebas que deben ser estrictamente oportunas y el proceso de tránsito por el aeropuerto. que puede tomar hasta seis horas.

“Los nuevos requisitos de ingreso son complejos y siguen siendo complejos, por lo que me siento nerviosa”, dijo. “Es mejor si todos sus patos están en fila, o se le puede negar el embarque”.

Zidelhak dijo que aunque las empresas de viajes y turismo son un recurso, generalmente no tienen la capacidad de pasar horas asegurándose de que cada viajero comprenda todos los requisitos. Como tal, a menudo proporcionan sitios web con información y enlaces, pero depende del equipo de viajes asegurarse de que los viajeros lean y entiendan la información.

Ella dijo que esto requería “capacitación, capacitación y capacitación”, como una serie de llamadas con altos funcionarios para asegurarse de que tuvieran una comprensión profunda de lo que se necesitaba. Cuando los viajeros reciben un aviso de los requisitos antes de viajar, Zeidelhak dijo que envía una segunda nota del departamento de viajes para asegurarse de que realmente se lea.

A lo largo de la pandemia, dijo, Japan Airlines ha sido un proveedor importante, con un representante que “nos salvó muchas veces”.

“Estaban llamando a los viajeros y revisando todo”, dijo Zidelhak. “Todos los sábados, estarán de guardia para asegurarse de tomar un vuelo desde [Los Angeles] a Osaka”.


Necesitamos comenzar a armar a nuestros viajeros, porque el mundo de los viajes en el que estamos ingresando es realmente autoservicio”.

dijo Stephen Gero de la Fundación Bill & Melinda Gates.


Gero dijo que la comunicación también incluye garantizar que los viajeros tengan información una vez que lleguen a su destino, como saber dónde pueden hacerse una prueba de covid-19 aprobada si es necesario. Dijo que la compañía podría considerar proporcionar una lista de clínicas y hospitales cercanos a su sede internacional u hoteles preferidos junto con enlaces sobre cómo los viajeros hacen citas.

“Necesitamos comenzar a armar a nuestros viajeros, porque el mundo de los viajes en el que estamos ingresando es realmente egoísta”, dijo Gero.

Qué hacer y qué no hacer con la visa electrónica

Gero dijo que muchos países han suspendido sus programas de visas electrónicas y visas a la llegada durante la pandemia, pero ahora están reviviendo, con más países introduciéndolos en parte como una solución a la acumulación de visas. Aunque es una opción más simple en la mayoría de los casos, todavía “conlleva una cierta cantidad de riesgo”, dijo.

Por ejemplo, muchos países limitan lo que los visitantes con visas electrónicas pueden hacer en el país, lo que puede excluir algunas asignaciones comerciales, por lo que no siempre trabajarán en viajes de negocios, dijo. Además, algunos países con programas de visa a la llegada tienen requisitos de autorización previa que deben completarse antes de llegar allí, por lo que los viajeros y los administradores de viajes deben analizar detenidamente todos los requisitos y restricciones.

El proceso de solicitud también puede tener algunos obstáculos para los viajeros. Para recibir una visa electrónica de Indonesia, por ejemplo, el formulario debe completarse durante el horario comercial de Indonesia, que para los viajeros con base en los EE. UU. sería desde la tarde hasta la noche, por lo que un viajero de los EE. Horas podría enfrentar dijo Jero.

Además, los administradores de viajes deben asegurarse de que los viajeros obtengan visas electrónicas de los canales apropiados. Dijo que una búsqueda en Google de información sobre visas electrónicas arroja “muchos sitios fraudulentos” que engañan a los viajeros para que proporcionen información personal y de pago.

Los estafadores no pierden el tiempo atacando a los viajeros. Østberg señaló que los sitios falsos ya han lanzado simulaciones del Sistema Europeo de Información y Licencias de Viajes, que no está configurado para operar hasta fines del próximo año.

Evita las trampas para turistas

Frente a los largos tiempos de espera para las visas de negocios, algunos viajeros simplemente tienden a solicitar una visa de turista, pero esto corre el riesgo de tener graves consecuencias, ya que “técnicamente se miente a la solicitud”, dijo Gero.

En algunos casos, una visa de turista puede ser suficiente para un viaje de negocios. Algunos países permiten que un viajero asista a una conferencia con una visa de turista, por ejemplo. Ostberg dijo que en tales casos, los viajeros tendrán que evaluar todo lo que harán en su viaje para asegurarse de que nada viole las restricciones de la visa.

En general, “Si firma un contrato, capacita a los empleados o viaja con ellos [business] Herramientas, no puedes ir con una visa de turista”.

Esto también se aplica a los viajeros que combinan viajes de negocios y de placer, ya que seguirán necesitando visas de negocios incluso si el trabajo es una pequeña parte de su viaje, dijo Gero. Si se descubre una violación de las condiciones de la visa, las repercusiones pueden afectar no solo a los viajeros sino a toda la empresa.

“[The traveler] “Podrían ser detenidos, y si la empresa estaba haciendo negocios en ese mercado, podrían estar sujetos a sanciones o cerrar operaciones. Este es el camino de menor resistencia, pero muchas cosas pueden salir mal en el proceso”, dijo Gero.

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